Você sabe o que fazer com notas fiscais inutilizadas?

Você tem muitas notas fiscais inutilizadas? Entenda a diferença em relação às notas canceladas, veja como consultar e o que fazer com elas.

Notas fiscais inutilizadas são documentos fiscais invalidados por problemas com a numeração. No dia a dia das empresas, é comum que aconteçam erros de sistema e a sequência numérica da nota fiscal seja quebrada.

No entanto, essa situação requer um procedimento específico de inutilização junto aos órgãos fiscais para evitar multas e outras penalidades.

Neste artigo, você vai entender o que são notas fiscais inutilizadas, quando é preciso realizar esse processo e o que fazer com esses documentos.

Continue a leitura e fique sempre em dia com suas obrigações fiscais.

O que são notas fiscais inutilizadas?

Notas fiscais inutilizadas são documentos fiscais que o contribuinte descarta por não terem utilidade para a empresa devido a erros na numeração.

Para que uma nota fiscal do tipo NF-e seja inutilizada, é preciso comunicar a Sefaz (Secretaria da Fazenda) do estado de que o documento não terá serventia para o negócio, informando seu número.

Isso acontece nas seguintes situações:

  • Quando acontece algum erro no sistema emissor e a numeração da nota fiscal pula um número (Ex: após a nota 101, é emitida a nota 103 em vez da 102)
  • Quando um usuário substitui uma nota antiga modelo 1 ou 1A pela NF-e e acaba seguindo a sequência numérica anterior.

Inclusive, é comum que os erros de sistema pulem diversos números. Por exemplo, você pode emitir a NF-e nº 110 e, em seguida, emitir uma nota nº 120 (exclusão da faixa 101 a 109).

Por isso, muitas vezes, é necessário inutilizar toda a faixa numérica ausente.

Como você pode perceber, a necessidade de inutilização está diretamente relacionada à numeração das notas fiscais.

Isso porque as NF-es precisam seguir a sequência numérica do sistema para garantir a validade dos documentos, e qualquer erro nesse aspecto pode gerar sérios problemas fiscais.

Qual a diferença entre nota fiscal inutilizada e cancelada?

É importante ressaltar a diferença entre uma nota fiscal inutilizada e uma nota fiscal cancelada.

Inutilizar significa que a empresa não vai utilizar a numeração da NF-e, enquanto cancelar significa que houve algum problema com a emissão do documento e que a empresa terá que invalidar a nota no sistema.

No primeiro caso, a NF-e inutilizada nunca chegou a ser emitida. Já no segundo, ela foi emitida com alguma informação errada.

Para a legislação fiscal, são situações bem diferentes — daí a importância de seguir o procedimento correto de inutilização quando for o caso.

De acordo com a lei, a empresa tem até o 10º dia do mês seguinte à emissão da NF-e para inutilizá-la. Esse processo deve ser realizado dentro do software emissor utilizado pela organização.

Geralmente, o sistema oferece a opção de “inutilizar numeração” na lista de notas fiscais emitidas. Na hora de realizar o procedimento, você deverá incluir um motivo de inutilização, que pode ser a quebra de sequência numérica da NF-e ou atribuição errada de numeração.

Mas fique atento, pois esse recurso não deve ser utilizado para cancelar ou invalidar notas emitidas na numeração correta.

Segundo a Receita Federal, “a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de sequência de numeração, podendo o Fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados”.

Como consultar notas fiscais inutilizadas?

A Receita Federal oferece um sistema onde você pode consultar notas fiscais inutilizadas.

Basta acessar esta página e preencher o CNPJ do emitente, ano da inutilização e captcha. Então, clique em “Continuar” para verificar as notas inutilizadas no período.

O que fazer com as notas fiscais inutilizadas?

Da mesma maneira que as outras notas fiscais, aquelas que forem inutilizadas devem ser guardadas pelo período de 5 anos. Esse é o prazo que a Receita Federal determina para a guarda de documentos fiscais.

Desta forma, ao guardar a NF-e inutilizada, você tem uma documentação oficial em caso de qualquer tipo de fiscalização.

Mesmo que a nota não vá ser usada pelo negócio, é importante ter o registro desse procedimento. Após esse período, os arquivos podem ser apagados definitivamente.

Entendeu o que são notas fiscais inutilizadas e quando é preciso realizar esse procedimento?

Continue de olho nas nossas dicas para manter sua empresa sempre regularizada.

Você tem muitas notas fiscais inutilizadas? Entenda a diferença em relação às notas canceladas, veja como consultar e o que fazer com elas. Notas fiscais inutilizadas são documentos fiscais invalidados por problemas com a numeração. No dia a dia das empresas, é comum que aconteçam erros de sistema e a sequência numérica da nota fiscal…

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